AVISO DE PROTECCIÓN DE DATOS
1. Introducción
La empresa P.A.C., como responsable del tratamiento de datos de conformidad con la normativa de protección de datos y como proveedor de los servicios definidos en el Acuerdo con P.A.C., está obligada a recopilar y utilizar diversa información relativa a personas físicas y jurídicas en el marco de sus actividades. La información recopilada incluye clientes, proveedores, empleados y cualquier otra persona considerada necesaria para el desarrollo de la actividad empresarial.
Esta política existe para reforzar aún más el cumplimiento demostrado por P.A.C., mostrando buenas prácticas y procedimientos relacionados con la legislación de protección de datos. Su objetivo es proteger los derechos del personal, los clientes y todas las demás partes relacionadas, siendo transparentes sobre la forma en que los datos son tratados y conservados. Esta política también protege a P.A.C. frente al riesgo de violaciones de datos.
P.A.C. respetará los siguientes principios generales en relación con el tratamiento de datos:
• Tratamiento justo y lícito.
• Obtención únicamente para fines legales específicos.
• Datos pertinentes, adecuados y no excesivos.
• Datos actualizados y exactos.
• Conservación únicamente durante el tiempo necesario.
• Gestión conforme a los derechos y normativas de protección de datos.
• Protección adecuada de la información.
2. Alcance de la política
Cuando en este documento se haga referencia a “P.A.C.”, “PHARMA ASSETS CRE”, “la Empresa” o “nosotros”, se entenderá que incluye todas las denominaciones comerciales, filiales y entidades afiliadas, incluyendo, entre otras, “P.A.C.”.
Todo el personal asociado a cualquiera de las entidades mencionadas, voluntarios, contratistas, proveedores o cualquier otra persona que actúe en nombre de P.A.C. estará sujeto a esta política.
Esta política incluye:
• Procedimiento de solicitudes de acceso a los datos.
• Política de conservación y destrucción de datos.
• Lista de períodos de conservación de datos.
• Procedimiento de notificación de pérdida de datos.
También cubre cualquier información o dato relacionado con clientes identificables, incluyendo:
• Nombres.
• Direcciones.
• Correos electrónicos.
• Números de teléfono.
• Cualquier otra información relacionada.
3. Solicitudes de acceso a los datos
En todos los casos, una persona tendrá derecho a solicitar la eliminación de su información personal (derecho al olvido) de nuestros sistemas. La única excepción será cuando dicha eliminación afecte a la prestación o finalización de un servicio contratado con P.A.C.
Todos los clientes cuyos datos estén almacenados por P.A.C. y sus empresas asociadas tienen derecho a conocer qué información posee la empresa sobre ellos, por qué se conserva dicha información y cómo acceder a ella.
Cada cliente debe ser informado sobre cómo se mantienen actualizados sus datos y cómo cumple P.A.C. con sus obligaciones en materia de protección de datos.
Las solicitudes de este tipo podrán dirigirse al Responsable de Protección de Datos (DPO) mediante el correo electrónico: contact.pac.com
Nuestro objetivo es responder a todas las solicitudes en un plazo de 14 días. En circunstancias excepcionales, el plazo máximo será de 30 días.
Antes de proporcionar cualquier información, se tomarán las medidas necesarias para verificar la identidad del solicitante.
Una vez presentada una solicitud, será responsabilidad del Responsable de Protección de Datos (o, en su ausencia, de un Director de la empresa) preparar el Informe de Acceso a los Datos.
El informe deberá revisar todas las comunicaciones por correo electrónico, toda la información almacenada en los servidores y toda la documentación física relacionada con el cliente.
El informe deberá incluir la lista completa de datos conservados y las terceras partes con las que se hayan compartido dichos datos.
El informe deberá ser revisado, validado y firmado por el Responsable de Protección de Datos y por al menos un Director de la empresa.
4. Conservación y destrucción de datos
Los datos no serán conservados durante más tiempo del estrictamente necesario y, cuando corresponda, serán destruidos de forma segura.
Estamos legalmente obligados a conservar archivos e información durante toda la duración de la prestación de servicios y durante cinco años después de que el cliente haya cancelado los servicios de la empresa.
Los registros de clientes que ya no se consideran activos serán trasladados a la sección de archivos seguros y eliminados adecuadamente cuando ya no sean necesarios.
Cuando un cliente abandone la empresa, cualquier documento restante le será enviado de forma segura.
Los documentos conservados por P.A.C. tras la cancelación de los servicios serán destruidos mediante trituración segura una vez finalizado el período de conservación.
Todos los elementos de P.A.C. utilizan instalaciones autorizadas para la destrucción segura de documentos. Los contenedores destinados a este fin permanecen cerrados con llave, tienen acceso restringido y son destruidos mensualmente en las instalaciones.
Salvo que se indique lo contrario en esta política, los datos serán conservados durante cinco años después de haber sido clasificados como inactivos. Se considerará inactivo cuando el cliente haya cancelado el servicio, el servicio haya finalizado o una solicitud permanezca inactiva durante más de un año.
5. Exactitud de los datos
En todos los casos, los datos deben mantenerse en el menor número posible de ubicaciones. Las copias físicas se almacenan en lugares seguros y los datos CRM y los archivos digitales se almacenan en servidores seguros.
Además del cumplimiento normativo, la empresa realiza revisiones continuas de todos los expedientes mediante un sistema de evaluación basado en riesgos. Dependiendo del nivel de riesgo, los datos se revisarán periódicamente para mantenerlos actualizados, detectar errores y corregir inexactitudes.
Los clientes disponen de mecanismos sencillos y seguros para comunicar cualquier modificación de sus datos mediante la sección de contacto general del sitio web y su gestor de cuenta designado.
6. Información del cliente compartida con terceros
P.A.C. no comparte información con terceros de ninguna manera. Sin embargo, la información podrá compartirse con terceros directamente relacionados con un servicio prestado por alguna división de la empresa.
P.A.C. utiliza proveedores externos verificados para determinados servicios que no son gestionados internamente. Entre estos servicios se encuentra el procesamiento de pagos.
Una lista completa y detallada de los proveedores que puedan tener acceso a los datos de un cliente estará disponible previa solicitud al Responsable de Protección de Datos (DPO).
7. Riesgos relacionados con la protección de datos
Esta política tiene como objetivo proteger a la empresa frente a los principales riesgos relacionados con los datos, entre ellos:
• Violaciones de la privacidad.
• Falta de opciones para los usuarios.
• Daño a la reputación de la empresa.
8. Recopilación de datos
P.A.C. recopila determinados datos tanto de forma directa, como parte de la prestación de servicios, como a través de procedimientos comerciales habituales. Nuestros sitios web utilizan tecnología de cookies, que consiste en pequeños fragmentos de texto almacenados en su dispositivo con el fin de mejorar el rendimiento de nuestros servicios.
Para cumplir con nuestras obligaciones legales y con la normativa vigente de protección de datos (GDPR), recopilamos determinada información. Dicha información será mantenida actualizada y conservada adecuadamente, eliminándose cuando deje de ser necesaria.
Ningún dato recopilado debe registrarse innecesariamente ni transmitirse de manera informal entre empleados.
Cuando se recopilen datos, la persona deberá ser informada de:
• Que P.A.C. es el responsable del tratamiento de los datos.
• El motivo de la recopilación de los datos.
• Qué partes internas o externas procesarán dichos datos.
• Cualquier otra información relevante relacionada con su tratamiento.
En todos los casos, el cliente tiene derecho a una explicación completa y transparente sobre el motivo de la recopilación de sus datos y el uso previsto de los mismos.
Los datos solo podrán utilizarse para los fines para los cuales fueron obtenidos.
La empresa mantendrá altos estándares de protección de datos. Además de los requisitos legales, se implementarán medidas adecuadas para impedir cualquier acceso no autorizado a la información.
El acceso a los datos se concederá únicamente a los empleados que necesiten dicha información para desempeñar sus funciones.
P.A.C. también garantizará que:
• Todos los departamentos revisen periódicamente los procesos administrativos e informáticos para garantizar la seguridad de los datos.
• El Responsable de Protección de Datos realice controles y auditorías periódicas.
• Se analice la cantidad de datos recopilados por cada departamento.
• Los datos recopilados sean pertinentes y útiles para el servicio prestado.
• Los datos innecesarios no sean recopilados o sean destruidos cuando hayan sido recibidos accidentalmente.
Como proveedor de servicios, estamos legalmente obligados a conservar archivos e información personal durante la vigencia de los servicios y durante cinco años después de su cancelación.
Una vez finalizado el período legal de conservación, todos los datos deberán ser destruidos o inutilizados.
Las solicitudes relacionadas con datos pueden dirigirse al Responsable de Protección de Datos en: contact.mpi.com
9. Datos de empleados y candidatos
Como parte del proceso normal de contratación, P.A.C. puede recopilar currículums vitae, información personal obtenida de fuentes públicas y redes sociales, pruebas de identidad y domicilio, y certificados o acreditaciones profesionales.
Una vez cubierta una vacante, toda la información relacionada con candidatos no seleccionados será destruida mediante servicios externos autorizados.
La información de los empleados será almacenada de forma segura en las instalaciones de P.A.C. La empresa conservará dicha información durante cinco años después de que deje de ser necesaria o de que el trabajador finalice su relación laboral. Posteriormente, la información será destruida de manera segura.
10. Procesos internos
Aunque las responsabilidades generales se describen a continuación, existen determinados cargos clave:
Consejo de Administración
Es el responsable final de garantizar que P.A.C. cumpla con todas sus obligaciones legales. Todos los directores de la empresa serán considerados responsables en materia de protección de datos.
Responsable de Protección de Datos (DPO)
Es responsable de mantener informado al Consejo de Administración, actualizar las políticas y procedimientos de protección de datos, organizar la formación del personal, gestionar solicitudes relacionadas con datos personales y tramitar solicitudes de acceso a datos por parte de empleados o clientes.
Departamento de Informática (IT)
Responsable de garantizar que los sistemas y equipos cumplan con los estándares de seguridad, realizar controles y actualizaciones periódicas y evaluar proveedores externos de almacenamiento de datos.
Departamento Comercial
Responsable de supervisar las declaraciones de protección de datos, responder a consultas sobre protección de datos y garantizar que las acciones de marketing cumplan la normativa vigente.
Personal
Todo el personal deberá recibir formación adecuada sobre protección de datos. Ningún empleado podrá tratar información protegida sin haber completado previamente la formación correspondiente.
11. Consentimiento
Una vez otorgado el consentimiento adecuado, P.A.C. podrá enviar material informativo y comercial relacionado con los productos o servicios solicitados. Si un cliente no desea recibir dichas comunicaciones, podrá darse de baja mediante el enlace correspondiente incluido en cada mensaje.
La cancelación de las comunicaciones comerciales no implica la cancelación de los servicios contratados.
Cuando no exista consentimiento obtenido a través de un portal web, los clientes podrán ser contactados telefónicamente para solicitar autorización antes de recibir comunicaciones comerciales.
En ningún caso se enviará publicidad cuando no exista una base legal válida para ello.
12. Almacenamiento de datos
Las consultas relacionadas con la seguridad del almacenamiento de datos pueden dirigirse al Responsable de Protección de Datos o al Responsable de Informática.
Documentación física
La documentación en papel se almacenará en lugares seguros y con acceso restringido. Las salas permanecerán cerradas cuando no sea necesario acceder a ellas. Los documentos que contengan información de clientes deberán destruirse mediante servicios autorizados de trituración.
Datos electrónicos
Los datos electrónicos son protegidos y mantenidos por nuestros socios tecnológicos externos. La información adicional sobre estos procedimientos está disponible previa solicitud. También existen políticas internas destinadas a garantizar la seguridad de los datos gestionados por los empleados.
13. Uso de los datos
Todo empleado con acceso a datos personales deberá bloquear su ordenador cuando se ausente de su puesto de trabajo, no compartir datos de manera informal y cifrar los datos cuando sea necesario transferirlos electrónicamente.
14. Presentación de una reclamación
Si un cliente tiene alguna preocupación relacionada con el uso de su información, podrá comunicarla personalmente, por teléfono o por correo electrónico. Todas las reclamaciones serán investigadas y revisadas exhaustivamente. Solicitamos que se proporcione la mayor cantidad de información posible para facilitar una resolución rápida.
15. Comunicación interna
Todo el personal se comunica internamente mediante servicios de correo electrónico proporcionados por nuestros proveedores informáticos. Siempre que sea posible, la información de los clientes no deberá compartirse por correo electrónico. Bajo ninguna circunstancia se enviará información sensible por correo electrónico sin las medidas de seguridad adecuadas.
